Как правильно составлять письмо руководителю

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Образцы делового письма. Как написать деловое письмо

    Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

    Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

    • Наименование.
    • Адрес.
    • Контактные телефоны.
    • Сайт.
    • Электронную почту.
    • Логотип.
    • Другие контактные данные.

    Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

    Как правильно писать деловые письма? Подготовка

    Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

    • Изучение вопроса.
    • Написание проекта письма.
    • Его согласование.
    • Подписание.
    • Регистрация.
    • Отправка адресату.

    Структура деловых писем

    При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

    Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

    Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

    В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

    В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

    Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

    Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

    Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

    • Позицию адресата.
    • Характер отношений.
    • Официальность.
    • Этикет.

    В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

    Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

    • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
    • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
    • Предметом общения является деятельность компании.
    • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
    • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
    Читать еще:  Правильно составлять письма образец

    В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

    • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
    • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
    • Актуальной в момент написания письма.
    • Достоверной и беспристрастной.
    • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
    • Полной для возможности принятия решения.

    Требования

    Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

    • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
    • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
    • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
    • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
    • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
    • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
    • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
    • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
    • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
    • Использование простых распространенных предложений.

    Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

    Виды деловых писем

    Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

    Деловые письма могут быть по своему содержанию:

    • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
      (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

    • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
    • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
      (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

    • Информационными.
    • Инструктивными.
    • Поздравительными.
    • Рекламными.

    Также бывают письма:

    • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

    • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
    • Запросы.
    • Извещения.
    • Просьбы и многие другие.

    Как написать ответ на письмо. Пример

    Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

    • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
    • Одинаковые языковые средства.
    • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
    • Соблюдение определенной последовательности.

    Оформление

    Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

    Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

    Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

    Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

    Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

    Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

    Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

    • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
    • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
    • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
    • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
    • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
    • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

    Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

    • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
    • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
    • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

    Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

    • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
    • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
    • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

    Образцы деловых писем

    Образцы благодарственных писем:

    Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

    Образцы гарантийных писем:

    Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

    Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

    Оферта. Образцы писем-предложений

    Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

    Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

    Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

    Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

    Читать еще:  Выберите правильно составленное предложение

    Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

    Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

    Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

    Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

    Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

    Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

    Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

    Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

    Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

    Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

    Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

    Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

    Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

    Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

    Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

    Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

    Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

    Как правильно составить деловое письмо

    Деловое (или официальное) письмо — незаменимый документ деловой переписки, с помощью которого осуществляется взаимодействие между участниками бизнес-процесса. В нашей статье расскажем как правильно составлять документ и приведем примеры.

    О чем вы узнаете:

    База знаний для директора магазина

    Более 100 инструкций, практических рекомендаций и готовых решений в одном месте — базе знаний директора магазина.

    Все виды и образцы деловых писем

    С помощью деловых писем решаются организационные, коммерческие, снабженческие, юридические и многие другие вопросы.Стиль делового письма отличается лаконичностью, строгостью, ясностью, простотой и чёткостью формулировок, использованием экономической, юридической и другой соответствующей терминологии.

    Письма также могут делиться:

    • на обычные и циркулярные (от одного адресанта нескольким получателям);
    • регламентированные (используются в стандартных экономических ситуациях, составляются по определенному образцу);
    • нерегламентированные (которые пишутся в свободной форме).

    Хотите легко ориентироваться в заполнении разного рода документации? В базе Бизнес.Ру большой перечень документов, форм и бланков. Здесь вы сможете найти необходимый документ и подробную инструкцию по его заполнению.Попробуйте заполнять бланки всего за пару кликов с программой Бизнес.Ру прямо сейчас >>

    Как написать деловое письмо

    Форма делового письма не так жёстко регламентирована, как, например бланки первичной документации или различные договора (о гражданско-правовых договорах подробнее здесь), но всё же имеет определённую структуру и содержит несколько обязательных пунктов.

    Многие из деловых писем имеют юридическую силу и в качестве доказательств используются в судах.

    Как и другие бланки делового документооборота, официальные письма регистрируются и хранятся в организациях в папках входящей и исходящей корреспонденции.

    Как написать деловое письмо. Пошаговая инструкция. Видео

    Пример и структура делового письма

    Пример делового письма:

    Будьте подкованными в оформлении официальной документации вместе с Бизнес.Ру. Здесь вы найдете большой перечень документов, форм и бланков, а главное подробную инструкцию по их заполнению. Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас >>

    Структура делового письма имеет общие для всех деловых писем черты:

    • реквизиты отправителя (как правило, для удобства оформления и представительности);
    • наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
    • номер письма (исходящий/входящий — если необходима регистрация) и дата его получения/отправления;
    • заголовок письма (кратко обозначенная его тема — запрос, предложение, претензия и т.п.);
    • обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству («Уважаемый Петр Петрович!» и т.д.);
    • вступительная часть, в которой описывается причина оформления официального письма, или его цель («Согласно вашему предложению. », «В целях скорейшего решения вопроса. », «Исходя их пунктов договора №. », «Доводим до вашего сведения. » и т.п.)
    • основное содержание письма, в которой подробно, лучше всего по пунктам, излагается суть проблемы, способы её решения, подробности дела, предложения, пожелания, и прочее.
    • заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество, на взаимопонимание, на скорейшее разрешение конфликта и т.д.
    • заверяющие письмо данные отправителя — его должность, подпись и её расшифровка (ФИО).

    Письма также могут сопровождаться различными поясняющими документами: копиями счетов, фотографиями, другими подтверждающими содержание письма документами.

    Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ

    • Полноценный складской учет и инвентаризация
    • Удобный и понятный интерфейс для кассира
    • Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
    • ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
    • Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
    • Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
    • Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
    • Контроль работы ККТ через мобильное приложение

    Служебное письмо (образец)

    Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

    Основные понятия

    Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

    Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

    • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
    • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
    • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

    Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

    Виды деловых писем

    В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

    1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
    2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
    3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
    4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
    5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
    6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
    7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
    8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
    9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
    10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
    Читать еще:  Правильно составлять официальные письма

    Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

    Составление претензионного письма

    В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

    1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
    2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
    3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

    В претензионном письме обязательно должны содержаться:

    • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
    • полная информация об адресате;
    • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
    • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
    • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
    • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

    Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

    Правила оформления

    Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

    Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

    1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

    2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

    2.1. Информация о получателе и отправителе.

    2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

    2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

    2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

    2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

    3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

    4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

    5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

    5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

    5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

    5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

    5.4. Его инициалы.

    5.5. Почтовый адрес предприятия.

    6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

    Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

    Порядок изложения

    Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

    Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

    1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
    2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

    После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

    Порядок действий

    Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

    1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
    2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
    3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
    4. Утверждение его руководителем.
    5. Окончательное оформление и подписание документа.
    6. Регистрация письма.
    7. Отправка корреспонденции получателю.

    Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

    Обязательный регламент

    Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

    Набирать текст надо также по всем правилам:

    1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

    2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

    • для основного текста – 14;
    • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

    3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

    • интервал между строками – 1;
    • выравнивание текста производится «по ширине»;
    • переносы расставляются автоматически;
    • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

    Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

    Расположение реквизитов

    Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

    1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
    2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
    3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
    4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

    Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

    • эмблемы и герба;
    • автора;
    • исходных данных;
    • заголовка;
    • утверждения;
    • адресата;
    • резолюции;
    • текста;
    • подписей и приложений;
    • согласования и заверения;
    • отметок.

    Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

    Основные требования

    Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

    1. Наличие специального (фирменного) бланка.
    2. Правильное использование и размещение реквизитов.
    3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
    4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
    5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
    6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

    Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector