Правильно составлять список дел

Как правильно составить список дел

Маленькие изменения работают. В своей практичной книге Бретт Блюменталь, автор бестселлеров по здоровому образу жизни, рассказывает, как можно укрепить здоровье и благополучие, развивая мозг. Автор предлагает делать по одному небольшому, но важному изменению в неделю – от развития музыкального слуха до потребления полезной для мозга пищи и отказа от мультизадачности.

Вместе эти небольшие изменения приведут к большим результатам – вы сможете улучшить память, повысить продуктивность, меньше нервничать и стать счастливее.

Книга «Одна привычка в неделю» с конкретными указаниями, подкрепленными исследованиями экспертов, полезными графиками и упражнениями, станет вашей дорожной картой на пути к лучшей жизни. И это путешествие будет не менее приятным, чем результат.

«Один из секретов того, как успеть сделать больше, – составлять список делна каждый день, иметь его перед глазами и руководствоваться им», – Жан де Лафонтен.

Перемена этой недели может показаться чересчур простой. Но составление списков дел, которые вы собираетесь завершить сегодня, на этой неделе, в этом году, чрезвычайно полезно, чтобы избежать стресса, повысить производительность и ощутить счастье.

Когда мы пытаемся запомнить все дела, которые нам предстоит переделать в обозримое время, это зачастую превращается в дополнительную стрессовую нагрузку. Но если мы переносим список дел на бумагу, то снимаем с себя бремя опасений, что можем что-то забыть и заплатить за это высокую цену. Как утверждает Соня Любомирски, доктор философии и автор бестселлера «Психология счастья», человек способен одновременно удержать в памяти 7-9 предстоящих дел. Составление списка позволяет высвободить мыслительные ресурсы для анализа, расстановки приоритетов и даже привлечения внешних возможностей, чтобы достичь максимального результата.

Составление и выполнение списков дел дает нам видимую картину того, что необходимо сделать. При этом мы получаем возможность рассортировать и структурировать кажущуюся неподъемной гору стоящих перед нами задач. При использовании списков мы можем не брать на себя ответственность за одновременное решение нескольких задач (из следующей главы вы узнаете, что попытки выполнять одновременно несколько задач могут негативно влиять на производительность), сосредоточиться на самой актуальной из них и добиться максимальной эффективности. Если мы еще и грамотно распределяем свои задачи по времени, то можем сосредоточиться на первоочередных проблемах.

Когда мы завершаем дело и вычеркиваем его из списка как выполненное, то испытываем чувство вознаграждения. Мы ощущаем себя успешными, способными и компетентными, и это поднимает нашу уверенность в себе и повышает самооценку. И все это приносит нам ощущение счастья.

Путь к успеху: составляем список дел

Список дел похож на внешний жесткий диск, поддерживающий вашу память. Он позволяет полностью сосредоточиться на самих делах, а не удержании их названий в памяти. То, что казалось ужасно трудным, становится выполнимым. Но когда такие списки используются неправильно, они могут стать дополнительными источниками стресса. Рекомендую следовать простым правилам.

Выбирайте подходящий вам формат списков

Если вы привыкли к письменному фиксированию своих планов и дел, то для вас естественным будет использование блокнотов или дневника. Если же вам больше нравится работа с современной техникой, воспользуйтесь мобильным телефоном и другими портативными устройствами. При этом вы можете получить определенные преимущества: синхронизировать ваш список с календарем, составить заметки-напоминания на важные даты и легко обновлять эту информацию. Есть различные приложения и онлайн-ресурсы, значительно упрощающие работу по планированию ваших дел и контролю их выполнения. Помните, что списки должны облегчать вам жизнь, а не наоборот. Так что выбирайте любой формат, который больше всего соответствует вашему ритму жизни и характеру.

Пусть списки будут простыми и выполнимыми

Чем более сложными окажутся списки ваших дел, тем с меньшей вероятностью вы будете строго придерживаться их и тем труднее вам покажутся задачи. Усложнение и перегрузка списков ненужной информацией обернутся дополнительной стрессовой нагрузкой и даже могут помешать выполнению задач. Дополнительным стрессом может стать и попытка достижения слишком большой цели. Пункты списка должны быть простыми и понятными. Вместо того чтобы пытаться одним махом решить огромную задачу, попробуйте разбить ее на мелкие части и решайте их по очереди. По мере продвижения у вас будет сохраняться мотивация к тому, чтобы добиться и поставленной вами большой цели.

Систематизируйте списки по времени достижения целей

Систематизируйте списки так, чтобы не смешивать задачи, которые требуют значительного времени, с относительно краткосрочными. Перемешивание таких задач и целей может негативно отразиться на вашей способности их выполнить. Сгруппируйте задачи, которые должны быть решены в данный конкретный день, отдельно от тех, которые можно решить позже. Дэвид Аллен, автор бестселлера «Как привести дела в порядок», утверждает, что если в списке ваших дел на сегодня есть то, что может подождать до завтра, то оно отвлечет вас от задач, которые необходимо решить именно сегодня.

Аллен рекомендует тщательно записывать и систематизировать дела, цели и задачи, которые вам предстоит решить. Он считает, что мы должны иметь отдельный список неотложных дел «на сегодня» и «ближайшую перспективу». Также нужно составить «более толстые файлы» для дел на следующий месяц и следующие 12 месяцев. Аллен рекомендует иметь под рукой списки на сегодня и ближайшую неделю, а «списки будущего» хранить в отдельных папках в другом месте и просматривать раз в неделю-две, выделяя те позиции, которые должны быть перенесены в списки ближайших текущих дел.

Систематизируйте списки по целям

«Материальные списки» (например, списки покупок, ведомости или списки приглашенных на вечеринку), конечно, имеют какую-то цель – прежде всего снизить стрессовую нагрузку из-за боязни что-то забыть. Но их нужно отделять от тех, в которых формулируется решение конкретных задач. Помните, что в таких списках не может быть недоговоренностей и неясностей. Например, пункт «Подумать о летнем отдыхе семьи» неконкретен и расплывчат. Лучше формулировать задачу иначе: «Подобрать конкретное место отдыха и гостиницу для летнего отпуска». Она предполагает получение определенного результата или решения. Расплывчато звучит и задача «Проработать вопрос о покупке для нашей семьи идеального дома». А вот если в ней выделить четкую цель «Открыть накопительный счет на сумму 500 долл. для приобретения дома», то это уже требует конкретного действия и результата.

Систематизируйте списки целей по сферам жизни

Отделяйте списки личных целей от рабочих. Это позволит вам избежать отвлекающих моментов. Например, если вы работаете со списком задач, где обозначены сроки завершения рабочих проектов, запись «Позвонить ветеринару и договориться о посещении» отвлечет вас от важных дел, станет раздражающим фактором и ослабит внимание к решению актуальной задачи.

Расставляйте дела в ваших списках по их приоритетности

Каждый день просматривайте свои списки дел и расставляйте в них приоритеты, используя буквы алфавита (А, Б, В и т. д., в порядке убывания срочности и важности). Литерой А обозначайте самые важные дела, Б – следующие в очереди, а В – те, которые могут подождать.

Искореняйте в себе медлительность

Если вы заметите, что один и тот же пункт в вашем списке дел назойливо «выскакивает» перед вашими глазами, то, скорее всего, вы слишком медлительны и желаете отложить дело в долгий ящик. К сожалению, от медлительности или нерешительности никто не застрахован.

Они проявляются в следующих ситуациях:

  1. когда мы не испытываем острой необходимости в выполнении этого пункта плана или считаем его не слишком важным;
  2. если поставленная нами задача слишком трудна;
  3. когда пункт важен, но мы настолько не заинтересованы в решении этой задачи, что готовы смириться с негативными результатами от ее невыполнения, чем что-то сделать, чтобы вычеркнуть ее из списка.

Если решение задачи откладывается по первой причине, то ее и не нужно упоминать среди первоочередных. Если действует вторая причина, то вам могут помочь время, совет со стороны или даже участие кого-то из вашего окружения в ее решении. Если же вы имеете дело с третьей причиной, попросите помощи, чтобы облегчить задачу. Можно поместить ее в категорию первоочередных. Это будет означать, что только после ее решения вы можете перейти к другим, более приятным делам. Если при этом вам удастся закончить дело, то вы получите большое моральное удовлетворение.

Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя

В конце каждого дня просматривайте список дел, чтобы увидеть, чего вам удалось достичь. Если остались невыполненные пункты, то при составлении списка на следующий день внесите их первыми. Если вы увидите, что в этот день вам удалось решить особенно сложные или трудозатратные задачи, потратьте несколько минут на то, чтобы вспомнить ваше достижение. Наградите себя за него небольшим отдыхом или чем-то приятным.

Читать еще:  Как правильно составлять протокол судебного заседания

В работе со списками будьте реалистичны, гибки и понимайте ситуацию

Помните, что порой тщательно разработанные планы рушатся по непредвиденным причинам: вы на несколько часов застреваете на телефонных переговорах; вас вызывают на незапланированное совещание; ваш ребенок заболевает, и вам необходимо забрать его из школы; у вашей машины спустило колесо, в результате срывается важная служебная поездка и т. д. Всего предусмотреть нельзя. Поэтому старайтесь всегда, когда по объективным причинам не удается завершить дела из вашего списка в данный конкретный день, сохранять здравый взгляд, гибкость и понимание ситуации. Придерживайтесь приоритетов, расставленных в ваших списках. Если вы не успеваете сделать всё, попытайтесь выполнить хотя бы первоочередные пункты. И помните: завтра будет новый день!

Немного о том, что не входит в списки ваших дел

Разумеется, всем нам нужны перерывы на отдых в течение рабочего дня. Но между продуктивным отдыхом и непродуктивными тратами времени есть очень расплывчатая грань. Если вы почувствуете, что в ходе рабочего дня неэффективно тратите время, проследите, сколько вы теряете. Отметьте для себя, сколько времени уходит на личные звонки, блуждание в интернете, социальных сетях, просмотр телепрограмм или не вызванные служебной необходимостью встречи с коллегами. Потом решите для себя, сколько такого времени вы готовы отдать на увеличение производительности и сколько вам необходимо для отдыха. Затем попытайтесь планировать перерывы так, чтобы они не были случайными, а подчинялись системе, где четко определено время их начала и окончания. Все это поможет вам сократить непроизводственные временные потери.

Как составить список дел

Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.

После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.

Как составить список дел и эффективно ему следовать

Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?

1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.

2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно. Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.

3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.

4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.

5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.

Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.

Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.

6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:

  • Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
  • Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
  • Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
  • Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
  • Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
  • Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.
Читать еще:  Как правильно составлять план текста

Полезные инструменты планирования

Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:

Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.

Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.

Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.

Отзывы и комментарии

Если эта статья вам помогла, вы хотите поблагодарить авторов, высказать несогласие с описанными методами и приёмами или просто поделиться своими соображениями, оставьте комментарий ниже.

Как правильно составлять список дел на день: эти семь ошибок могут поставить под угрозу вашу продуктивность

Почему не стоит составлять свой список утром, и пункты, от которых надо полностью отказаться

Автор: Стефани Воцца

Когда дело доходит до достижения цели, иногда простые методы повышения продуктивности являются лучшими. Показательный пример: список дел. Этот удобный инструмент поможет вам справиться с поставленными задачами, если использовать его правильно. Эксперты считают, что ошибки в вашем списке дел могут поставить под угрозу продуктивность рабочего дня.

«Список дел — это дорожная карта вашего дня» — говорит писатель Паула Риццо — «он эффективен в повышении продуктивности, успешности и снижения стресса. Этот инструмент помогает вам понять что вы должны делать далее, но если его неправильно использовать, то это чревато дополнительной путаницей»

Прежде чем составить свой следующий список дел на день, убедитесь, что вы не совершаете эти семь распространенных ошибок:

1. Составление списка утром

Может показаться естественным составлять свой список дел утром, но на самом деле это уже слишком поздно, говорит Эйлин Рот, автор книги «Самоорганизация для чайников». «Представьте, что по плану у вас встреча в 8 часов утра, вы просто опоздаете». Вместо этого список стоит составлять накануне вечером.

По словам Рот, составление списка в конце дня позволяет вам отложить работу и перейти к личному времени. «Вы уходите домой и можете перестать думать о своем списке дел, потому что вы уже составили его и знаете, как будут выглядеть завтрашние дела. Ваш разум может отдохнуть».

2. Включение в список слишком большого количества задач

«Если ваш список дел включает в себя столь огромное количество задач, что на его выполнение может потребоваться несколько недель или даже месяцев, вы настраиваете себя на неудачу» — говорит Риццо.

По словам Киры Бобинэ, автора книги «Хорошо продуманная жизнь», в идеале задач должно быть всего три. «Это наиболее удобно для вашего мозга» — говорит она.

Длинные списки представляют собой проблему, потому что большинство людей не знают о том, как мало продуктивных часов у нас действительно есть каждый день, отмечает Кристина Вилнер, основательница компании Amazing Marvin. «Наша умственная энергия является гораздо более ограничивающим фактором, чем время. Каждый день у нас только три-шесть продуктивных часов работы».

Еще одна причина, по которой длинные списки распространены, заключается в том, что люди склонны недооценивать, сколько времени занимает задача, говорит Вилнер. Вместо этого она предлагает оценить продолжительность каждой задачи и написать ее рядом в списке. Затем оценить потраченное время и в будущем корректировать список.

3. Включение в список дел на «когда-нибудь»

Пространные задачи, такие как написание книги, не должны оказываться в списке дел; вместо этого их стоит поместить в отдельный список сегментов. «Если в вашем списке дел указано «Покорить Эверест» и «Купить молока» — это задачи для двух отдельных списков» — говорит Риццо.

Список дел на каждый день должен быть конкретным. Если у вас есть большой проект, который вы хотите завершить, надо разбить его на более мелкие, более достижимые задачи, и уже их включать в список.

4. Равное отношение к каждой задаче

В хорошем списке дел задачи ранжированы по приоритету, считает тренер по продуктивности Нэнси Гейнс. «Делайте упор на те элементы, которые помогут продвинуть вперёд вашу карьеру или бизнес» — говорит она.

Она предлагает следовать «системе 3-3-3» при составлении списка. «Удалите из готового списка три элемента, которые не особенно важны» — говорит Гейнс. «ещё три задачи делегируйте кому-то другому. И сосредоточьтесь на трёх пунктах, которые имеют наивысший приоритет».

5. Отсутствие конкретики

Люди часто используют расплывчатые формулировки в списке дел, говорит Маура Томас, автор книги «Секреты личной продуктивности». Если у вас есть 10 минут, чтобы что-то сделать, и расплывчатый список дел перед глазами, вы будете терять время, пытаясь восстановить связь с каждым элементом в списке, и вспоминая, что это значит.

«Потратьте несколько дополнительных секунд, пока вы занимаетесь планированием, чтобы составить список из как можно более конкретных задач, чтобы, когда вы выполняете задачу на лету, вы могли просто выполнить ее». Например, вместо того чтобы написать «отчет о расходах» в своем списке дел, используйте формулировку «ввести данные квитанций в электронную таблицу».

И откажитесь от расплывчатых слов вроде «планировать», «реализовать» или «разработать». «Если у вас есть всего несколько минут, появление в вашем списке слова типа «разработка» будет действовать как удар поддых, придётся его пропустить» — отмечает Томас. «Сохраните эти расплывчатые слова для своего списка проектов».

6. Использование одного и того же списка до его завершения

Рот говорит, что слишком часто люди создают один список дел и используют его до тех пор, пока все элементы не будут выполнены. «Проблема этой практики в том, что каждый день меняется, поэтому то, что вы планировали на сегодня, завтра может не иметь никакого значения» — говорит она.

Вместо этого следует создавать новый список для каждого дня. «Некоторые люди, которые работают только над проектами, могут использовать еженедельный список дел, но даже в этом случае подобный подход не так уж эффективен» — говорит Рот.

7. Отказ от связки «список дел на день – календарь»

По словам Кэти Мэззокко, автора книги «Революционная продуктивность: как максимизировать свое время, влияние и доход в малом бизнесе», наличие заполненного календаря, в котором нет действий из вашего полного списка дел — еще одна ошибка.

«Каждый день бывает забит под завязку, и если календарь событий существует отдельно, а список дел отдельно, у вас никогда не будет времени заняться запланированными делами, если только вы не лишите себя сна, семейного времени, отдыха на выходных».

Вместо этого планируйте время в своем календаре, чтобы поработать над элементами списка дел.

Как составить список дел: эффективная методика Стивена Кови

Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis. Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.

Содержание:

Почему ваши списки дел не работают

Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:

  • Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
  • Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
  • При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.
Читать еще:  Правильно составленный договор найма

Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен — ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.

Дарья Игнатович, консультант по тайм-менеджменту и личной эффективности:
— Чаще всего to-do лист состоит из срочных задач, которые нужно было решить ещё вчера. Но так как пунктов слишком много, чтобы успеть их выполнить, мы выбираем самые простые и понятные задачи и отодвигаем сложные и важные. Другая проблема — слишком категоричный подход к работе со списком дел. Мы думаем, что молодцы, если успеем выполнить все пункты. И ругаем себя, если сделали только треть или половину. В результате мы попадаем в негативную спираль: не успели сделать все задачи — расстроились и испытали чувство вины — потеряли веру, что следующий список нам поможет — снова расстроились — отказались от списков.

Как вести список дел правильно

Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови. В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.

Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.

Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II. Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV, а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.

Как составить список дел на неделю: методика планирования

Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел — на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования. Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.

Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по принципу SMART и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.

Пример, как оформить список дел:

Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.

Зачем мы составляем списки дел

Вроде бы все очевидно: списки нужны, чтобы ничего не забыть и расставить приоритеты. Но зачастую эта простая задача подменяется другой – сделать как можно больше в минимальные сроки. Поэтому пункты начинают множиться, а мы ничего не успеваем. И здесь возникает интересный момент. Оказывается, многие женщины связывают ощущение собственной эффективности не с качеством проделанной работы и удовольствием от процесса, а именно с количеством дел. «Если я делаю много, значит, я активная, энергичная и трудолюбивая!» И наоборот: «Не успеваю сделать все задуманное – значит, я недостаточно эффективна, трудолюбива или умна». Другими словами, простой список дел превращается в показатель, который влияет на самооценку.

Нас воспитывали в убеждении «сделал дело – гуляй смело», не оговорив при этом, что все дела разом не переделаешь и одна задача порой требует не часов, а дней и даже недель работы. Ну а чтобы стать эффективным исполнителем, достаточно следовать простым правилам.

Не пытайтесь впихнуть в список нереальное количество задач. Помните, в сутках всего 24 часа, 8 из которых неплохо бы потратить на сон. Но и в оставшиеся 16 часов мы не в состоянии работать без передышки. В течение дня наша активность непостоянна, и планировать день лучше с учетом этого обстоятельства. Пусть в вашем to-do-листе будет не больше трех дел – зато вы существенно увеличите шансы на их выполнение. И если вы думаете, что три в списке – это слишком мало, правила 2 и 4 убедят вас в обратном.

Определите, какие задачи вы хотите включить в список. Можно использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы распределить дела по важности и срочности.

Задачи, которые окажутся в верхней части таблицы, и будут приоритетными. Как не утонуть в важных и срочных делах, если вдруг их оказалось слишком много? Во-первых, проверьте, действительно ли они таковыми являются. Спросите себя: что произойдет, если я не сделаю это сегодня? Если последствия серьезные и даже необратимые, смело заносите задачу в соответствующую ячейку.

Во-вторых, важные задачи, как правило, становятся срочными, если мы не решаем их своевременно, пока они еще не горят. Поэтому в идеале количество дел в левой верхней ячейке должно стремиться к нулю. Чем своевременнее вы будете выполнять важные, но несрочные дела, тем короче будет ваш дневной список и тем спокойнее вы будете себя чувствовать.

Отведите на выполнение каждой задачи определенное количество времени. Определить его желательно экспериментальным путем. Например, вам нужно сварить суп. Засеките время и посмотрите, сколько уйдет на готовку в обычном темпе. Дальше, занося это дело в список, указывайте получившееся время плюс 10 минут.

Планируя день, не забывайте про отдых (маленькие радости вроде соцсетей и сериалов необходимы для перезагрузки) и время на дорогу.

Например, если вы проводите в офисе 8 часов, тратите два часа на дорогу туда-обратно, час на все приемы пищи и при этом заносите в список: визит к врачу (1 час), приготовление еды на день (1,5 часа), поход за продуктами (40 минут), поход в МФЦ за какой-нибудь бумажкой (1 час), уборку (1 час), маникюр (1,5 часа), домашнее задание по английскому (1 час) и помощь ребенку с уроками (2 часа) – в совокупности получается 19 часов. Без отдыха. Значит, в течение дня у вас нет времени на то, чтобы отвлечься от дел, плюс вы воруете три часа у полноценного сна. Дела из такого списка либо не будут завершены, либо вы сделаете их, но за счет колоссальных ресурсов. Тайминг позволяет составить более выполнимый список и оптимально скомпоновать задачи.

Составляйте разные списки дел для дома, работы и личной жизни. Наш мозг легче понимает задачи, когда они разбиты по роду деятельности. Давайте проверим. Что вы чувствуете, читая следующий список: «Написать комментарии к проекту, отвести ребенка в сад, разморозить курицу, предупредить босса об отмене встречи, забежать на маникюр, перевести статью, записаться на эпиляцию, забрать ребенка»? А как вам такие списки: «Разморозить курицу, отвести ребенка в сад, забрать ребенка из сада», «Написать комментарии к проекту, предупредить босса об отмене встречи, перевести статью», «Записаться на эпиляцию, забежать на маникюр»? Согласитесь, во втором случае задачи становятся более понятными, и, поскольку в каждом списке не больше трех дел, вы чувствуете, что вполне можете справиться.

Для большей наглядности каждую группу дел лучше записывать ручками разного цвета или на разноцветных стикерах – по одному пункту на бумажку. Например, домашние дела – на зеленых, рабочие – на оранжевых, а личные – на желтых. Стикеры можно вклеивать бахромой прямо в ежедневник и выкидывать, когда дело сделано.

Если ощущение, что вы справляетесь, не приходит, значит, какой-то пункт из списка нужно разгрузить. Например, задача «перевести статью» может быть источником сильного стресса, если речь о десяти листах мелким шрифтом. В этом случае смело разбивайте одно большое дело на несколько мелких. Статью можно разделить на несколько отрывков и формулировать ежедневную задачу как, например, «перевести два параграфа».

И последнее: помните, наши ресурсы ограниченны, поэтому, если перед вами стоит задача, которую вы никак не успеваете решить в срок, не бойтесь ее делегировать. Многие тратят рабочее время на задания, с которыми легко справится подчиненный. Делегирование помогает вычеркнуть из списка дела, которые не требуют вашего непосредственного участия, и таким образом избавляет от ненужного стресса и самобичевания.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector