Правильно заполнять шапку письма

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Оформление делового письма

    Оформление делового письма выполняется по следующим правилам:

    1. Для оформления делового письма применяется официальный формуляр организации. В верхнем колонтитуле указываются: название компании, адрес, номера служебных телефонов, факсов, адрес сайта, e-mail, реквизиты и логотип компании. Это позволит идентифицировать отправителя для отправки ответного письма.

    2. Поля, которые необходимо соблюдать при оформлении делового письма, устанавливаются с помощью линеек Microsoft Word — слева 3 см, справа 1,5 см. Они необходимы для подшивки письма в папку, а также для возможных заметок адресата.

    3. Для удобства делопроизводства в левом верхнем углу делового письма ставится регистрационный номер — это значительно облегчает поиск письма в случае необходимости. Это требование в большей степени касается государственных учреждений. Когда оформляется письмо-ответ, кроме собственного регистрационного номера указывается номер входящего делового письма. Исходящая и входящая документация должна регистрироваться в каждой компании.

    4. Шапка письма располагается ниже регистрационного номера и содержит обращение к адресату. Должность и ФИО адресата размещают в правом верхнем углу документа. По центру письма — обращение. В конце предложения — восклицательный знак.

    5. Шрифт Times New Roman, 12 является традиционным для делового письма. Если у вашего адресата проблемы со зрением, вы можете использовать шрифт более крупного размера. Правила оформления делового письма не так категоричны в отношении персональной деловой переписке, когда темой делового письма является приглашение или поздравление, здесь вы можете проявлять креативность, используя шрифты разных стилей.

    Читать еще:  Правильно заполнять декларацию доходах украина

    6. Если объем письма превышает две страницы, следует использовать нумерацию. Особенно это важно, если письмо содержит приложения. Проставить нумерацию на страницах делового письма поможет функция Microsoft Word «Колонтитулы». Номер страницы отображается в нижнем правом углу документа.

    7. Вся деловая корреспонденция, передаваемая на подпись топ-менеджерам компании или начальникам отделов, должна сопровождаться служебными данными исполнителя, которые указываются шрифтом меньшего размера в конце письма под подписью. Это поможет адресату связаться со специалистом по решению вопроса в организации-отправителе.

    8. Приложения к деловому письму оформляются отдельно. Информация об их наличии указывается в письме перед подписью. Страницы приложений могут быть объединены общей нумерацией с письмом или пронумерованы отдельно.

    Помимо основных правил оформления делового письма предусмотрены и этические нормы, которых следует придерживаться в деловой переписке:

    • Письмо не должно начинаться отказом. Дайте понять адресату, что вопрос может быть обсужден повторно, а затем укажите мотивацию отказа;

    • Избегайте фраз, принуждающих адресата к выгодному для вас решению проблемы;

    • Содержание письма не должно принуждать адресата к ускорению принятия решения. Слова «незамедлительно», «срочно» заменяйте официальными фразами: «Прошу дать ответ до (указать дату), . в течение такого-то срока (период времени)».

    • Исключите намеки на непрофессионализм адресата, возможные ошибки («Предлагаю более внимательно ознакомиться с ситуацией»).

    Адресату, в свою очередь, всегда следует отправлять своевременный четкий ответ на полученное письмо. В деловом письме адресата недопустима форма ответа, при которой полученное письмо пересылается отправителю со своими данными.

    Как правильно писать и оформлять деловые письма

    Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

    Бланк письма и оформление

    Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

    В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

    • название (и сокращённое наименование);
    • фактический и почтовый адреса;
    • адрес электронной почты;
    • контактные телефоны;
    • адрес сайта.

    Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

    Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

    • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
    • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
    • отдельно нумеруется каждое приложение;
    • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
    • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
    • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
    • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

    Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

    Общие правила написания

    Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

    • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
    • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
    • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

    Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

    Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

    Язык письма

    Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

    Несколько практических советов:

    • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
    • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
    • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
    • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
    • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
    • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
    • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

    Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

    Особенности обращения к адресату

    Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

    1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
    2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
    3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».
    Читать еще:  Правильно заполнять талон транспортному требованию

    В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

    • «С уважением,» «Искренне ваш»;
    • «С наилучшими пожеланиями»;
    • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
    • «Всегда рады оказать вам услугу»;
    • и т. д.

    Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

    Этика делового письма

    Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

    Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

    • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
    • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
    • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

    В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

    Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

    Составление электронных писем

    Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

    Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

    1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
    2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
    3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
    4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
    5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
    6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
    7. Используйте только стандартные шрифты.
    8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
    9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
    10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
    11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
    12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
    13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

    Предлагаем вам образец делового письма.

    Подводя итоги

    Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

    Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

    • объективность;
    • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
    • нейтральность тона изложения;
    • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
    • отсутствие эмоциональных оценок;
    • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

    Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

    Изучение немецкого языка

    Информация о Германии, учебники, самоучители, словари, уроки, тексты, диалоги, переводы, упражнения

    Оформление и шапка делового письма

    Официальные письма пишут на специальных бланках. Они должны содержать определённые реквизиты и располагаться в определенном порядке. Конечно, могут быть и отступления, но лучше соблюдать порядок, установленный в деловом мире и избегать недопонимания и неточностей и со стороны получателя, и со стороны отправителя.

    Обязательными реквизитами письма должны быть:

    Эти реквизиты должны располагаться на письме в следующем порядке:

    Шапка письма

    В шапке письма указывается название фирмы, ее эмблема, почтовый адрес, номера телефонов, номера факса и телекса. Часто включают вид деятельности данной организации или фирмы, фамилии руководителей. Сведения, указанные в шапке, чрезвычайно важны, потому что кроме информации (так называемого «обратного адреса») они способствуют созданию определенного имиджа адресанта.

    Шапка письма, которая напечатана обычно на типографском бланке, находится в центре листа. Но в английском и немецком письме зачастую вся информация занимает либо левый верхний угол, либо разделена на 2 части: название фирмы и почтовый адрес фирмы указываются слева в верхнем углу, а телеграфный адрес, номера телефонов, номера факса и телекса — справа в верхнем углу, или наоборот.

    Читать еще:  Как правильно заполнять читательский дневник 5 класс

    Такое же расположение рекомендуется при оформлении письма, если по какой-то причине оно напечатано не типографским способом.

    Оформление реквизита «Адресат»

    Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

    Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

    Реквизит «Адресат» включает в себя:

    • наименование адресата (получателя письма);
    • почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

    Получателем письма могут быть:

    • должностное лицо/несколько должностных лиц;
    • организация;
    • структурное подразделение организации;
    • группа организаций;
    • физическое лицо.

    АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

    По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

    Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

    Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

    Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

    • при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
    • перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

    АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

    Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

    При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

    Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

    АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

    Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

    При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

    АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

    Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

    АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
    ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

    Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

    Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

    Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

    При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

    Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

    Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

    Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

    Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

    Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

    Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

    Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

    РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

    Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

    • на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
    • на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

    ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

    • Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

    Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

    В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

    Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

    • Как выравнивать реквизит «Адресат»?

    Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

    В. Ф. Макеева,
    канд. ист. наук, доцент

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector